Bestuur en Bedrijfsvoering

Volgens onze inschatting realiseren we in deze bestuursperiode haast alle doelstellingen voor bedrijfsvoering. Met uitzondering van de doelstellingen voor het thema ‘Ontwikkelen Huis van de Gemeente’. Dit vereist eerst een aanpassing op strategisch niveau in de vorm van een notitie over hoe we in het algemeen omgaan met gemeentelijk vastgoed. Die notitie is aan het eind van het eerste kwartaal van 2021 gereed.  

Het jaar 2018 stond vooral in het teken van de ontvlechting van de Bestuursdienst Ommen-Hardenberg. Vervolgens werkten we in 2019 aan de inrichting van onze nieuwe gemeentelijke organisatie: Ommen 4.0. Ondanks de coronapandemie en de daarmee samenhangende beperkingen, hebben we in 2020 conform planning diverse zaken opgepakt en afgerond. Zoals de vernieuwingen binnen het taakveld Treasury en Belastingen, waaronder het meerjarig belastingplan en de benodigde ontwikkelingen in de P&C-cyclus. Dit vergroot de transparantie van besturingsdocumenten voor de raad en onze inwoners.

De doorontwikkeling van communicatie als beleidsinstrument gebeurde vooral vanuit primaire focus op actualiteiten. Zo wilden we tijdens de coronapandemie vooral onze inwoners bereiken. Naast de reguliere inzet, investeerden we voor het thema veiligheid samen met onze veiligheidspartners in het project ‘vakantieparken en veilig buitengebied’. Voor het project ‘jeugd en drugs’ startte een kwartiermaker die de integrale aanpak voor drugspreventie begeleidt.

Met het onderzoek van Berenschot naar onze ombuigdoelstelling van € 1,5 miljoen hebben we stappen gezet in het verbeteren van en meer grip krijgen op onze financiële huishouding. En via het meerjarige onderzoek dat we starten met de Radboud Universiteit krijgen we ook feedback op onze ontwikkeling als lerende organisatie.

Het besluit van de gemeente Hardenberg om geen tijdelijke uitvoeringscontracten of dienstverleningsovereenkomsten te verlengen, betekent voor ons het vinden van andere partners die delen van onze dienstverlening en taakuitvoering -binnen de kaders van Ommen 4.0- oppakken. Voor de salarisadministratie en inkoop startte dit proces overigens al in 2020. Deze ontwikkeling onderstreept de groei naar onze rol als lokale overheid die onderdeel is van een netwerk en met de partners in dat netwerk besluiten neemt. De onderlinge relaties met die partners zijn telkens aan veranderingen onderhevig. Samen met prof. Marcel Boogers stond de raad tijdens een bijeenkomst op 24 november stil bij deze veranderende rol van ons als lokale overheid.  

De coronapandemie drukte de overheid met haar neus op de feiten over de maakbaarheid en kwetsbaarheid van onze samenleving. Het is een leerzame tijd waarin we sommige ontwikkelingen ook versnellen.

‘Minder meer’: dat is de verwachting voor lokale overheden de komende jaren. Een uitdagende toename voor ons in taken, zowel in omvang als complexiteit, met minder beschikbare middelen. Het rapport van Berenschot waarschuwt hier ook voor. Dit stelt eisen aan onze bedrijfsvoering en manier van werken. En daagt ons uit in het maken van de juiste bestuurlijke keuzes. We richten ons werk daarom met nog meer energie ‘taakgericht’ in en focussen ons daarbij op onze opgaven. Hierin worden we ondersteund door het meerjarige onderzoek dat de Radboud Universiteit uitvoert.

Hoewel het wellicht paradoxaal klinkt, vereist de flexibele en wendbare overheid die we willen zijn een zeer strakke, adequate bedrijfsvoering en ‘business & financial control’. Vanuit de visie van onze organisatie Ommen 4.0 zoeken we partners die een groot deel van ons reguliere werk uitvoeren in dienstverleningsovereenkomsten of andere contractvormen. Het besluit van de gemeente Hardenberg om na afloop van het contracttermijn niet langer hierin onze partner te zijn, biedt kansen om de houtskoolschets van onze organisatievisie concreter vorm te geven richting andere partners.

Bedrijfsvoering extra formatiekosten i.v.m. coronapandemie

Op basis van het huidige beeld zijn in 2021 de directe gevolgen van de coronapandemie nog altijd merkbaar. En hebben we ook de eerste effecten van deze pandemie, die incidenteel aanzienlijk meer werk oplevert voor onze organisatie. In 2020 pakte vooral het zittende personeel dit extra werk op, naast of in plaats van hun reguliere taken. Om de werklast voor ons huidige personeel terug te brengen naar verantwoorde proporties en om reguliere taken weer op te kunnen pakken, investeren we in extra personeel. Dat pakt het werk op dat voorkomt uit de bestrijding van de pandemie en uitvoering van de daarbij horende maatregelen:

Het aanpassen van de raadszaal zodat deze voor beoogd gebruik voldoet aan alle  coronamaatregelen en de benodigde functionaliteiten, schatten we nu op een investering van
€ 65.000. Wij stellen voor om dit nu niet te investeren en eerst de landelijke ontwikkeling van veranderende maatregelen af te wachten.

Herverdeling gemeentefonds

In de brief van 7 december 2020 gaf de minister aan dat de invoering van het nieuwe verdeelmodel wordt uitgesteld tot 1 januari 2023. Er is namelijk eerst meer duidelijkheid nodig over de financiële positie van gemeenten. Dit betekent dat we tot die invoering geen korting op het gemeentefonds van € 800.000 verwachten. Met dit bedrag anticipeerden we op een minder gunstige verdeling van het gemeentefonds voor kleinere plattelandsgemeenten. Hoewel die verdeling nu mogelijk tijdelijk gunstiger uitvalt, is het belangrijk om wel rekening te houden met een structureel substantiële vermindering op de bijdrage uit het gemeentefonds vanaf 1 januari 2023. Dit vraagt dan om mogelijke ombuigingen met ingang van die datum.

Versterken communicatie en dienstverlening

Goede, eenduidige communicatie is een vastgestelde opgave in het bestuursakkoord en CUP.  Het is ook een duidelijke doelstelling in de motie van 2 juli ‘Ommen er bovenop’.  Om deze opgave vorm te geven, zijn er incidenteel en structureel extra middelen nodig. De incidentele middelen zijn primair voor het gebruiksvriendelijker maken van de website en de doorontwikkeling van de digitalisering, die door de coronapandemie in een versnelling kwam. De structurele middelen zijn nodig voor een dekking van de inzet van derden en realisatie van producten, waarmee we onze communicatie en dienstverlening via diverse kanalen versterken. Bij de start van onze organisatie stelden we hiervoor een te klein budget vast. Onze communicatiekosten als zelfstandige organisatie blijken hoger en de vraag naar producten, waarvoor we als regiegemeenten soms de uitvoering inkopen bij derden, nam en neemt toe. Denk hierbij aan producten als infographics, een burgerjaarverslag en audiovisuele hulpmiddelen.  

Verhogen budget groenonderhoud als gevolg van uitstroom SW-medewerkers

Voor het onderhoud van openbaar groen zetten we via de Larcom medewerkers in, die formeel bij ons in dienst zijn. Oorspronkelijk betrof dit ongeveer 35 fte, dat inmiddels is verminderd met 11 fte door uitstroom vanwege pensioen. Het verlies van deze arbeidscapaciteit vingen we op met een doorontwikkeling in efficiënter groenonderhoud. We verwachten echter nog meer uitstroom en daardoor teruggang in inzetbare menskracht. Om het kwaliteitsniveau van groenonderhoud te waarborgen, vangen we deze uitstroom op met passende maatregelen. Zoals andere doelgroepen inzetten en een deel van het onderhoud in de samenleving onderbrengen. Desondanks is een stijging van onderhoudskosten reëel. Gebaseerd op de verwachte uitstroom, stellen we een verhoging voor van het onderhoudsbudget in twee stappen. Passend bij de visie van Ommen 4.0 beleggen we uitvoerende werkzaamheden in eerste instantie bij derden.

Dekking tekort begraafplaatsen

Al jaren ramen we een te hoog bedrag voor inkomsten via leges begraafplaatsen. Het onderzoek door ANG naar de kostendekking van begraafplaatsen onderschrijft dit. Los van de bezuiniging op kosten afgelopen jaar, blijven de geraamde baten te hoog. Volgens de meest recente berekening blijven de baten ongeveer € 65.000 achter op de raming, los van overschrijdingen op de kosten. We stellen voor om de kosten en baten bij begraafplaatsen te onderzoeken en het beleid hier op aan te passen. En om in 2021 en 2022 de overschrijdingen incidenteel te dekken met maximaal € 65.000.

Overige personele kosten eigen organisatie

Bij de ontvlechting is voor de verdeling van personele kosten alleen gekeken naar de loonkosten. Dit was in 2019 ook de basis voor de begroting Ommen. Hierin was echter geen rekening gehouden met andere personele kosten, zoals opleidingen en reiskosten. Deze kosten dekken we nu deels met het organisatie-ontwikkelbudget. Met ingang van 2021 zijn er structurele middelen nodig voor die overige personele kosten van onze eigen organisatie.  

Materiële kosten dienstverlening derden

Vanaf 2020 houden we volgens de ABC-methode rekening met een structurele post materiële kosten, die niet direct te relateren is aan een dienstverleningsovereenkomst zoals we dat in 2019 hanteerden. Dat waren hoofdzakelijk loonkosten. De nu structureel op te nemen post materiële kosten is gerelateerd aan de dienstverlening door derden. Zoals huisvestingskosten en bijdrage aan personeel gerelateerde kosten: arboarts en facilitaire voorzieningen.  

Sluitende exploitatie kinderboerderij op basis businessplan

De kinderboerderij krijgt haar begroting sinds meerdere jaren niet sluitend. Om hierbij te helpen, is toegezegd dat we gebaseerd op een businessplan als maatschappelijk initiatief in principe € 3.000 bijdragen. Het budget maatschappelijke initiatieven dekt deze structurele bijdrage en is daarmee neutraal.

Extra BOA capaciteit

De inzet van onze BOA-capaciteit is met momenteel 2 fte beperkt. Met hun aanwezigheid hebben BOA’s vooral een preventief karakter. We verwachten deze capaciteit vooral in te zetten buiten reguliere werkdagen en in weekenden. Voor meer flexibiliteit van de inzet tijdens drukke periodes zoals de zomervakantie, willen we extra capaciteit inhuren voor ongeveer 1400 uur. De effecten hiervan evalueren we na 2 jaar. Op basis daarvan bepalen we of structurele inzet van extra capaciteit gerechtvaardigd is.

Aanschaf en onderhoud digitale middelen

In de uitwerking van de ontvlechting kwamen we voor ICT-onderdelen overeen dat we de aanschaf van digitale hulpmiddelen (Ipads en laptops) per gemeente specificeren. Dit geeft ons een betere grip op de kosten, maar betekent ook dat er budget nodig is voor de aanschaf van die middelen. Gelet op de gemiddelde gebruiksduur en in relatie met de looptijd van ons contract (DVO) met Hardenberg voor ICT, gaan we nu uit van een eenmalige investering. Na deze periode stemmen we met de nieuwe contractpartner af over levering en onderhoud van ICT en digitale hulpmiddelen.

Intensivering veiligheidsvraagstukken en ondermijning (incl. vakantieparken)

Net als in heel Nederland is er ook op provinciaal niveau en in heel Overijssel aandacht (project vakantieparken) voor veiligheid en ondermijning op vakantieparken. Die verschuiving naar onze regio is wellicht een ‘waterbed-effect’ vanuit regio’s die ons voorgingen. In de coronapandemie blijken vakantieparken een gevoelige sector, wat de veiligheids- en ondermijningsrisico’s nog verder heeft vergoot. In 2020 zijn we gestart met een integrale controle op een vakantiepark, waardoor we meer zicht hebben op wat zich hier afspeelt. Die opgedane kennis zetten we de komende jaren in op andere parken binnen onze gemeente. Enerzijds om zicht te krijgen op wat er speelt, anderzijds om te voorkomen dat criminelen zich hier vestigen. Vanuit deze ervaringen pakken we veiligheidsvraagstukken breder op. Dat vergt een structurele, meerjarige aanpak en budget, die bijdragen aan de vitaliteit van de parken in onze gemeente. Vanuit onze ontwikkelgedachte stellen we daarom voor om eerst voor een periode van 3 jaar budget beschikbaar te stellen.

Integrale veiligheid, drugsaanpak

De toenemende drugsproblematiek vraagt om een brede aanpak. Daarom zijn we in 2020 gestart met een project jeugd en drugs. Op basis van de eerste ervaringen en op advies van het Trimbosinstituut willen we dit project continueren, dat vraagt om een investering van € 40.000 in 2021. We willen ons voor meerdere jaren inzetten om de drugsproblematiek in Ommen te bestrijden en hierop beleid ontwikkelen. Hiervoor schakelen we externe deskundigheid in en vragen we om een incidenteel budget van € 60.000.

Hogere uitvoeringskosten Omgevingsdienst IJsselland milieutaken

De bijdrage van Ommen in de uitvoering van de milieutaken door de omgevingsdienst (ODIJ) volgens het takenpakket van de ‘toezichtmatrix’, bleek de afgelopen jaren ontoereikend. Dit komt doordat we bij de vorming van de ODIJ uitgingen van 1/4e deel van het bedrijvenbestand, zoals op dat moment bekend was in de BOH voor de gezamenlijke gemeenten. Nu blijkt dit bedrijvenbestand van Ommen iets groter (ca. 4 %)  en zijn hierin verhoudingsgewijs veel bedrijven waarbij de uitvoering meer tijd kost. In 2021 wordt er provinciebreed een nieuwe toezichtmatrix opgesteld, evenals een meer passende verdeelsleutel van de kosten in de ODIJ. Het is echter reëel dat de bijdrage voor de gemeenten Ommen hoger uitvalt en ongeveer € 65.000 per jaar bedraagt met ingang van 2022.

Deregulering en effectiever werken

Onze organisatie legt steeds meer eigen verantwoordelijkheid bij de samenleving. Als (lokale) overheid ontwikkelen we ondanks dit voornemen toch nog vaak onnodige regels en omslachtige procesgangen. Hier hebben we al langer aandacht voor en bekrachtigde de raad in doelstelling 8 van de motie van 2 juli. Naast de al in gang gezette regelsloop, zoals het aanpassen van de algemene subsidieverordening en screenen van processen op onnodige stappen, zijn we met de ‘paarse krokodil-actie’ gestart. Hierbij roepen we de samenleving op om onnodige of omslachtige regels bij ons te melden. Helaas bleef de respons beperkt tot een enkele melding. We laten daarom komend jaar ons functioneren objectief door een externe partij screenen op de top 10 van onnodige regels of processen. De incidentele kosten hiervoor bedragen € 12.500.

Huis van de gemeente/vastgoed
Al langer bestaat de wens voor een upgrade van ons gemeentehuis. De eerste plannen zijn ontwikkeld voor de organisatie ten tijde van de bestuursdienst. Met de doorstart naar Ommen 4.0 stond het gebruik van het gemeentehuis in een ander licht. Daarmee is met de uitvoering van de eerste plannen pas op de plaats gemaakt. Daarnaast vergt het upgraden van het gebouw naar het verplichte duurzaamheidsniveau (energieklasse) forse aanpassingen en investeringen. De omvang hiervan wordt mede bepaald door de visie op het gemeentehuis die we nog ontwikkelen. Mede als gevolg van de coronapandemie is de uitwerking hiervan vertraagd. Door die pandemie ontstaat overigens ook een heel ander beeld op de nut en noodzaak van de meer traditionele invulling van kantoorgebouwen. Dit vraagt om een bredere visie op de inrichting van het huis van de gemeente. Wel is de toegankelijkheid van openbare gedeelten van ons gebouw voor mensen met een beperking onderzocht. Los van de uiteindelijke keuzes die we maken ten aanzien van huisvesting, maken we in de komende jaren kosten voor basale aanpassingen aan ons pand en het behoud van een klantvriendelijke uitstraling.

De strategische visie (een afwegingskader) vastgoed bieden we in het eerste kwartaal van 2021 aan ter besluitvorming. Dit document geeft mede richting aan hoe we omgegaan met onze vastgoedportefeuille. De keuzes die we maken bepalen de financiële effecten. Voor Landgoed Het Laer wordt er op dit moment een participatieproces voorbereid. Ook hiervoor geldt dat de uiteindelijke politiek besluitvorming de financiële effecten bepalen.

Ontwikkelingen ICT
We verwachten dat het gemeentelijke ICT-landschap in de komende jaren enorm verandert. Het huidige ICT-landschap voorziet onvoldoende in de toenemende digitalisering en vraag om gegevens (sneller) te delen. Meerdere aspecten van ons huidige ICT-landschap zijn onvoldoende toekomstbestendig en staan een optimale dienstverlening in de weg. We willen als gemeente aansluiten op de samenleving, die vraagt om een open en transparante overheid die middels de privacyregels (onder meer de AVG) de informatieveiligheid scherp in zicht houdt. De VNG omarmde daarom de beweging Common Ground (www.vng.nl/samen-organiseren/common-ground) met als doel om samen met de gemeenten in de komende 3 tot 5 jaar stapsgewijs te transformeren met behulp van nieuwe technologie. Aan de vooravond hiervan zijn de exacte voor- en nadelen en gevolgen hiervan voor bijvoorbeeld onze ICT-infrastructuur, nog niet helder. Deze onvermijdelijke transitie gaat gepaard met opstartfases, nieuwe afspraken en aflopende contracten.